Personvernerklæring

Erklæring om databeskyttelse

GFZ tar beskyttelsen av personopplysninger svært alvorlig. GFZ er forpliktet til å beskytte personvernet til alle som bruker nettstedet, og til å behandle alle personopplysninger som oppgis, i strengeste fortrolighet. Disse opplysningene brukes utelukkende til de formål som er angitt i det enkelte tilfellet, og videreformidles ikke til noen tredjepart.

I. Definisjoner

GFZ-Potsdams databeskyttelseserklæring bygger på begrepene som brukes av den europeiske lovgiver ved vedtakelsen av personvernforordningen (GDPR). Vår databeskyttelseserklæring skal være lesbar og forståelig for allmennheten, så vel som for våre kunder og forretningspartnere. For å sikre dette ønsker vi først å forklare terminologien som brukes.
I denne databeskyttelseserklæringen bruker vi blant annet følgende begreper:
a) Personopplysninger
Personopplysninger betyr enhver informasjon om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»). En identifiserbar fysisk person er en person som kan identifiseres, direkte eller indirekte, særlig ved hjelp av en identifikator som navn, identifikasjonsnummer, posisjonsdata, en nettidentifikator eller ett eller flere forhold som er særegne for vedkommendes fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet.
b) Registrert
Den registrerte er enhver identifisert eller identifiserbar fysisk person hvis personopplysninger behandles av den behandlingsansvarlige.
c) Behandling
Behandling er enhver operasjon eller rekke operasjoner som utføres på personopplysninger eller på sett av personopplysninger, enten automatisert eller ikke, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultasjon, bruk, utlevering ved overføring, formidling eller annen tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samordning, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.
d) Begrensning av behandling
Begrensning av behandling er merking av lagrede personopplysninger med sikte på å begrense behandlingen av dem i fremtiden.
e) Profilering
Profilering betyr enhver form for automatisert behandling av personopplysninger som består i bruk av personopplysninger for å vurdere visse personlige forhold ved en fysisk person, særlig for å analysere eller forutsi forhold knyttet til vedkommendes arbeidsprestasjon, økonomiske situasjon, helse, personlige preferanser, interesser, pålitelighet, atferd, plassering eller bevegelser.
f) Pseudonymisering
Pseudonymisering er behandling av personopplysninger på en slik måte at personopplysningene ikke lenger kan knyttes til en bestemt registrert uten bruk av tilleggsopplysninger, forutsatt at slike tilleggsopplysninger oppbevares separat og er underlagt tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysningene ikke tilordnes en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
g) Behandlingsansvarlig eller ansvarlig for behandlingen
Den behandlingsansvarlige eller ansvarlige for behandlingen er den fysiske eller juridiske personen, offentlige myndigheten, institusjonen eller annet organ som alene eller sammen med andre bestemmer formålene med og midlene for behandlingen av personopplysninger; dersom formålene med og midlene for slik behandling fastsettes i unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett, kan den behandlingsansvarlige eller de særskilte kriteriene for utnevnelsen fastsettes i unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett.
h) Databehandler
Databehandler er en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institusjon eller annet organ som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.
i) Mottaker
Mottaker er en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institusjon eller annet organ som personopplysningene utleveres til, enten det er en tredjepart eller ikke. Offentlige myndigheter som kan motta personopplysninger som ledd i en konkret undersøkelse i samsvar med unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett, skal imidlertid ikke anses som mottakere; behandlingen av slike opplysninger hos disse offentlige myndighetene skal være i samsvar med gjeldende personvernregler i tråd med formålene med behandlingen.
j) Tredjepart
Tredjepart er en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institusjon eller organ annet enn den registrerte, den behandlingsansvarlige, databehandleren og personer som under den behandlingsansvarliges eller databehandlerens direkte myndighet har fullmakt til å behandle personopplysninger.
k) Samtykke
Den registrertes samtykke er enhver frivillig, spesifikk, informert og utvetydig viljesytring fra den registrerte, hvor han eller hun ved en erklæring eller en klar bekreftende handling gir sitt samtykke til behandling av personopplysninger som gjelder vedkommende.

II. Navn og adresse til behandlingsansvarlig

Den behandlingsansvarlige, som definert i personvernforordningen, de nasjonale personvernlovene i andre EU-medlemsstater og andre personvernregler, er:

GFZ Helmholtz-senter for geofag
Telegrafenberg
14473 Potsdam
Tyskland
Telefon: +49 331 6264 0
Nettsted: https://www.gfz.de

III. Navn og adresse til personvernombud

Den behandlingsansvarliges personvernombud er:

Eva Grübel-Hoffmann
Telegrafenberg
14473 Potsdam
Tyskland
Telefon: +49 351 30 711 875
E-post: datenschutz@gfz.de

IV. Generell informasjon om databehandling

1. Omfanget av behandling av personopplysninger
Generelt behandler GFZ bare personopplysninger som samles inn fra brukere, i den grad dette er nødvendig for å tilby et funksjonelt nettsted med relevant innhold og tjenester. Som hovedregel behandles personopplysninger som oppgis av brukere, bare med den enkelte brukers samtykke. Unntak gjelder i tilfeller der brukerens forhåndssamtykke ikke kan innhentes av faktiske grunner, og der lovbestemmelser tillater behandling av personopplysninger.

2. Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
Art. 6 nr. 1 bokstav a i EUs personvernforordning (GDPR) er rettslig grunnlag når GFZ innhenter den registrertes samtykke til behandling av hans/hennes personopplysninger.

Art. 6 nr. 1 bokstav b i GDPR er rettslig grunnlag når personopplysninger behandles for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i. Det samme gjelder for behandlingstiltak som er nødvendige dersom det skal iverksettes tiltak før en avtale inngås.

Art. 6 nr. 1 bokstav c i GDPR er rettslig grunnlag når behandling av personopplysninger er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som GFZ er underlagt.

Art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR er rettslig grunnlag når behandling er nødvendig for å ivareta GFZs eller en tredjeparts berettigede interesser, forutsatt at den registrertes interesser og grunnleggende rettigheter og friheter ikke går foran disse berettigede interessene.

3. Sletting av data og lagringsperiode
Den registrertes personopplysninger slettes eller sperres så snart formålet de ble lagret for, ikke lenger gjelder. Personopplysninger kan også lagres dersom dette er fastsatt av europeiske eller nasjonale lovgivere i EU-forordninger, lover eller andre bestemmelser som den behandlingsansvarlige er underlagt. I slike tilfeller sperres eller slettes personopplysningene når en lagringsperiode fastsatt i noen av de ovennevnte bestemmelsene utløper, med mindre de må oppbevares lenger for å inngå eller oppfylle en avtale.

V. Tilby av nettsted og generering av loggfiler

1. Beskrivelse og omfang av databehandling
Hver gang nettstedet vårt åpnes, samler systemet vårt automatisk inn data og informasjon fra systemet til datamaskinen som besøker nettstedet.

Følgende informasjon lagres i webserverens loggfiler:

klientens IP-adresse
brukerens ID, hvis forespørselen krever at brukeren registrerer seg
dato og tidspunkt for forespørselen
den konkrete forespørselen fra klienten, inkludert HTTP-metode, HTTP-protokollversjon og banen til den forespurte ressursen
statuskoden som serveren returnerte til klienten
størrelsen på ressursene som ble forespurt
URL-en til nettstedet brukeren kom fra til den aktuelle nettsiden eller filen
klientprogramidentifikatoren

Disse opplysningene lagres også i systemets loggfiler. De lagres imidlertid ikke sammen med andre personopplysninger som er samlet inn fra brukeren.

Det rettslige grunnlaget for midlertidig lagring av disse opplysningene er art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR.

2. Formål med databehandlingen
Disse opplysningene brukes til å optimalisere bruken av nettstedet, rette feil og ivareta sikkerheten til våre informasjonsteknologiske systemer. Opplysninger som samles inn i denne sammenhengen, vurderes ikke til markedsføringsformål.

De ovennevnte formålene utgjør også GFZs berettigede interesse i behandlingen av opplysningene i henhold til art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR.

3. Lagringsperiode
Opplysningene slettes så snart de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet de ble samlet inn for. Loggfiler slettes senest innen 7 dager.

4. Rett til å protestere og rett til sletting
Innsamling av data for å tilby nettstedet og lagring av data i loggfiler er helt nødvendig for at nettstedet skal fungere. Brukeren kan derfor ikke gjøre gjeldende noen rett til å protestere i denne sammenhengen.

VI. Bruk av informasjonskapsler

1. Beskrivelse og omfang av databehandling
GFZs nettsted bruker informasjonskapsler. Informasjonskapsler er tekstfiler som lagres i brukerens nettleser eller av nettleseren på brukerens datasystem. Hver gang en bruker åpner et nettsted, kan en informasjonskapsel lagres på brukerens operativsystem.

GFZ bruker informasjonskapsler for å gjøre nettstedet mer brukervennlig. Noen elementer på GFZs nettsted krever at nettleseren som besøker siden, identifiseres etter at brukeren har gått videre til en annen nettside.

Når man åpner GFZs nettsted, informerer en infobanner brukerne om at informasjonskapsler brukes til analytiske formål, og henviser dem til denne databeskyttelseserklæringen. I denne sammenhengen informeres brukerne også om hvordan lagring av informasjonskapsler kan forhindres ved å endre nettleserinnstillingene.

2. Rettslig grunnlag for databehandling
Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger ved bruk av informasjonskapsler er art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR.

3. Formål med databehandlingen
Bruken av teknisk nødvendige informasjonskapsler er ment å forenkle bruken av nettstedet. Noen av funksjonene på nettstedet vårt kan ikke tilbys med mindre informasjonskapsler er aktivert. I slike tilfeller er det nødvendig at nettleseren også gjenkjennes etter at en annen side er åpnet.

Brukeropplysningene som samles inn av disse teknisk nødvendige informasjonskapslene, brukes ikke til å lage brukerprofiler.

4. Lagringsperiode, rett til å protestere og rett til sletting
Informasjonskapsler lagres på brukerens datamaskin, hvorfra de sendes til nettstedet vårt. Dette betyr at brukerne har full kontroll over bruken av informasjonskapsler. Brukerne kan deaktivere eller begrense overføringen av informasjonskapsler ved å endre nettleserinnstillingene sine. Eventuelle informasjonskapsler som allerede er lagret, kan slettes når som helst. Dette kan også gjøres automatisk. Hvis informasjonskapsler deaktiveres for nettstedet vårt, kan det hende at ikke alle funksjonene på nettstedet kan brukes fullt ut.

VII. E-postkontakt

Du kan kontakte oss ved hjelp av e-postadressen som er oppgitt. I så fall lagres personopplysningene som overføres sammen med brukerens e-post.

Adresse til tjenesteleverandøren for dette nettstedet:
Nina Döring
E-post: nina.doering@rifs-potsdam.de

Opplysningene som samles inn i denne sammenhengen, videreformidles ikke til noen tredjepart. De brukes utelukkende til å behandle korrespondansen.

2. Rettslig grunnlag for databehandling
Art. 6 nr. 1 bokstav a i GDPR er rettslig grunnlag for behandling av opplysninger når brukerens samtykke er innhentet. Det rettslige grunnlaget for behandling av opplysninger som overføres ved sending av en e-post, er art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR. Hvis en e-post sendes med sikte på å inngå en avtale, utgjør art. 6 nr. 1 bokstav b i GDPR et დამატительно rettslig grunnlag for behandlingen av disse opplysningene.

3. Lagringsperiode
Opplysningene slettes så snart de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet de ble samlet inn for. Når det gjelder personopplysninger sendt via e-post, skjer dette når korrespondansen med brukeren avsluttes. Korrespondansen anses å være avsluttet når det ut fra omstendighetene kan legges til grunn at de aktuelle forholdene er avklart én gang for alle.

4. Rett til å protestere og rett til sletting
Brukeren har rett til når som helst å trekke tilbake sitt samtykke til behandling av personopplysninger. Hvis brukeren kontakter oss per e-post, kan han/hun når som helst protestere mot lagringen av sine personopplysninger. I så fall vil det ikke lenger være mulig å fortsette korrespondansen.

I så fall vil alle personopplysninger som er lagret under korrespondansen, bli slettet.

VIII. Webanalyse med Matomo (tidligere PIWIK)

1. Omfanget av behandling av personopplysninger

GFZ bruker verktøyet Matomo med åpen kildekode (tidligere PIWIK) til å analysere nettleseratferden til brukerne av nettstedet. Programvaren lagrer en informasjonskapsel på brukerens datamaskin (se ovenfor for informasjon om informasjonskapsler). Følgende data lagres hver gang enkeltsider på nettstedet åpnes:

To byte av IP-adressen til brukerens tilgangssystem
Den åpne nettsiden
Nettstedet som brukeren kom fra til den åpne nettsiden (henviser)
Undersidene som ble hentet fra hovedsiden
Tiden som ble brukt på nettsiden
Hvor ofte nettsiden åpnes

Programvaren kjører utelukkende på nettstedets servere. Dette er det eneste stedet brukerens personopplysninger lagres. Disse opplysningene videreformidles ikke til noen tredjepart.

Programvaren er konfigurert slik at IP-adresser ikke lagres i sin helhet; i stedet maskeres 2 byte av IP-adressen (f.eks. 192.168.xxx.xxx). Dette sikrer at den forkortede IP-adressen ikke lenger kan identifiseres med datamaskinen som besøker siden. «Do Not Track» tas også hensyn til hvis nettleseren sender dette.

2. Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av brukerens personopplysninger er art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR.

3. Formål med databehandlingen
Behandling av personopplysninger gjør det mulig for oss å analysere brukernes nettleseratferd. Evalueringer av dataene som samles inn, gjør det mulig for GFZ å utarbeide informasjon om bruken av de enkelte komponentene på nettstedet. Dette hjelper oss å fortsette å forbedre nettstedet vårt og gjøre det mer brukervennlig. Disse formålene utgjør også vår berettigede interesse i å behandle opplysningene i henhold til art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR. Brukerens interesse i beskyttelsen av sine personopplysninger tas behørig hensyn til ved at IP-adressen anonymiseres.

4. Lagringsperiode
Opplysningene slettes så snart vi ikke lenger trenger dem til registreringsformål.

5. Rett til å protestere og rett til sletting
Informasjonskapsler lagres på brukerens datamaskin, hvorfra de sendes til nettstedet vårt. Dette betyr at brukerne har full kontroll over bruken av informasjonskapsler. Brukerne kan deaktivere eller begrense overføringen av informasjonskapsler ved å endre nettleserinnstillingene sine. Eventuelle informasjonskapsler som allerede er lagret, kan slettes når som helst. Dette kan også gjøres automatisk. Hvis informasjonskapsler deaktiveres for GFZs nettsted, kan det hende at ikke alle funksjonene på nettstedet kan brukes fullt ut.

Detaljert informasjon om Matomos personverninnstillinger er tilgjengelig på følgende lenke: https://matomo.org/docs/privacy

IX. Den registrertes rettigheter

Når personopplysninger behandles, har den registrerte som er definert i GDPR, følgende rettigheter overfor den behandlingsansvarlige:

1. Rett til innsyn
Registrerte (brukere) kan be GFZs behandlingsansvarlige om å bekrefte om GFZ behandler deres personopplysninger eller ikke.

Hvis dette er tilfellet, har den registrerte rett til å be GFZs behandlingsansvarlige om følgende informasjon:

formålene med behandlingen av personopplysningene;
mottakeren eller kategorien av mottakere som personopplysningene dine er eller vil bli utlevert til;
perioden personopplysningene dine vil bli lagret, eller, hvis det ikke kan gis konkret informasjon, kriteriene som brukes for å fastsette denne perioden;
forekomsten av en rett til å be den behandlingsansvarlige om å rette eller slette personopplysningene dine, begrense den behandlingsansvarliges behandling av personopplysningene dine eller protestere mot slik behandling;
forekomsten av en rett til å klage til en tilsynsmyndighet;
når personopplysningene ikke samles inn fra den registrerte, all tilgjengelig informasjon om kilden.

2. Rett til retting
Den registrerte har rett til å be GFZs behandlingsansvarlige om å rette og/eller komplettere personopplysningene hans/hennes i den grad opplysningene som behandles er uriktige eller ufullstendige. I slike tilfeller må GFZs behandlingsansvarlige rette opplysningene umiddelbart.

3. Rett til begrensning av behandling
Den registrerte har rett til å be om begrensning av behandlingen av sine personopplysninger i følgende tilfeller:

når den registrerte bestrider riktigheten av personopplysningene i en periode som gjør det mulig for den behandlingsansvarlige å kontrollere riktigheten av personopplysningene;
når den behandlingsansvarlige ikke lenger trenger personopplysningene for formålene de ble behandlet for, men de fortsatt er nødvendige for den registrerte for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav;
når den registrerte har protestert mot behandlingen av sine opplysninger i henhold til artikkel 21 nr. 1 i GDPR og det ennå ikke er fastslått om GFZs berettigede grunner går foran den registrertes.

Hvis behandlingen av den registrertes personopplysninger er begrenset, kan disse opplysningene – med unntak av lagring – bare behandles med den registrertes samtykke, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, eller for å beskytte rettighetene til en annen fysisk eller juridisk person, eller av hensyn til viktige allmenne interesser i EU eller en EU-medlemsstat.

En registrert som har oppnådd begrensning av behandling under de ovennevnte vilkårene, skal informeres av GFZs behandlingsansvarlige før begrensningen av behandlingen oppheves.

4. Rett til sletting
a) Slettingsplikt
Den registrerte kan be den behandlingsansvarlige om å slette sine personopplysninger uten ugrunnet opphold, og den behandlingsansvarlige er da forpliktet til å slette opplysningene uten ugrunnet opphold dersom ett av følgende grunnlag foreligger:

Personopplysningene er ikke lenger nødvendige for formålene de ble samlet inn eller på annen måte behandlet for.
Den registrerte trekker tilbake samtykket som behandlingen er basert på i henhold til art. 6 nr. 1 bokstav a eller art. 9 nr. 2 bokstav a i GDPR, og det finnes ikke noe annet rettslig grunnlag for behandlingen.
Den registrerte protesterer mot behandlingen av sine opplysninger i henhold til art. 21 nr. 1 i GDPR, og det foreligger ingen tvingende berettigede grunner for behandlingen, eller den registrerte protesterer mot behandlingen av sine opplysninger i henhold til art. 21 nr. 2 i GDPR.
Brukerens personopplysninger ble behandlet ulovlig.
Personopplysningene må slettes for å oppfylle en rettslig forpliktelse i EU-retten eller medlemsstatenes nasjonale rett som den behandlingsansvarlige er underlagt.

b) Informasjon til tredjepart
Hvis GFZs behandlingsansvarlige har gjort den registrertes personopplysninger offentlig tilgjengelige og er forpliktet i henhold til art. 17 nr. 1 i GDPR til å slette dem, må den behandlingsansvarlige, under hensyn til tilgjengelig teknologi og gjennomføringskostnader, treffe rimelige tiltak, inkludert tekniske tiltak, for å informere behandlingsansvarlige som behandler personopplysningene om at den registrerte har bedt om sletting av eventuelle lenker til, eller kopier eller gjengivelser av, sine personopplysninger

c) Unntak
Det foreligger ingen rett til sletting dersom opplysningene må behandles

for å utøve retten til ytrings- og informasjonsfrihet;
for å oppfylle en rettslig forpliktelse der behandling er påkrevd i henhold til EU-retten eller medlemsstatenes nasjonale rett som den behandlingsansvarlige er underlagt, eller for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som er tillagt den behandlingsansvarlige;
av hensyn til allmennhetens interesse på folkehelseområdet i henhold til art. 9 nr. 2 bokstav h og i og art. 9 nr. 3 i GDPR;
for arkivformål i allmennhetens interesse, for vitenskapelige eller historiske forskningsformål, eller for statistiske formål i henhold til art. 89 nr. 1 i GDPR, i den grad retten nevnt i bokstav a sannsynligvis vil gjøre det umulig eller alvorlig hindre oppnåelsen av formålene med behandlingen; eller
for fastsettelse, utøvelse eller forsvar av rettskrav.

5. Rett til underretning
Hvis den registrerte utøver sin rett til retting eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandling, er den behandlingsansvarlige forpliktet til å formidle dette til alle mottakere som personopplysningene er utlevert til, med mindre dette viser seg umulig eller innebærer uforholdsmessig stor innsats.

GFZs behandlingsansvarlige er forpliktet til å informere den registrerte om disse mottakerne dersom dette bes om.

6. Rett til å protestere
Den registrerte har til enhver tid rett til, av grunner knyttet til hans/hennes særlige situasjon, å protestere mot enhver behandling av hans/hennes personopplysninger som skjer på grunnlag av art. 6 nr. 1 bokstav e eller f i GDPR.

Hvis denne retten benyttes, vil GFZs behandlingsansvarlige opphøre med behandlingen av disse personopplysningene med mindre han/hun kan påvise tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran den registrertes interesser, rettigheter og friheter, eller hvis opplysningene må behandles for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

7. Rett til å trekke tilbake samtykkeerklæringen avgitt i samsvar med personvernlovgivningen

Den registrerte har rett til når som helst å trekke tilbake sitt samtykke etter personvernlovgivningen. Tilbaketrekking av samtykke skal ikke påvirke lovligheten av behandling som er utført på grunnlag av den registrertes samtykke før samtykket ble trukket tilbake.

8. Rett til å klage til en tilsynsmyndighet

Uten at det berører andre administrative eller rettslige midler, har den registrerte rett til å klage til en tilsynsmyndighet, særlig i den medlemsstaten der vedkommende har sitt vanlige bosted, arbeidssted eller stedet for den påståtte overtredelsen, dersom den registrerte mener at behandlingen av hans/hennes personopplysninger er i strid med GDPR.

X. Abonnement på e-postliste

Vi tilbyr mulighet til å abonnere på en e-postliste, som forvaltes av en tredjeparts tjenesteleverandør, Universitetet i Wien. Vi samarbeider med universitetet om dette, ettersom noen av våre bidragsytere er tilknyttet der, noe som gjør det mulig for oss å bruke deres infrastruktur og kapasitet til å administrere e-postlisten. Når du abonnerer, samles og behandles personopplysningene dine (for eksempel e-postadressen din og eventuelt annen informasjon) av Universitetet i Wien. Vær oppmerksom på at vi ikke kontrollerer eller forvalter denne behandlingen. Registrering skjer på eget initiativ. Du finner informasjon om den konkrete behandlingen på deres nettsted.
Selv om vi legger til rette for tilgang til e-postlisten, omfatter våre berettigede interesser etter artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR ikke behandlingen av personopplysninger som utføres av Universitetet i Wien.